収納の7~8割までモノを捨てる

収納スペースに2~3割の余裕を持たせることで、子どもでもお年寄りでも必要なものがすぐに取り出せるといわれています。

逆に、収納の限界までモノを入れてしまうと、後に出し入れしているうちに「開いているスペースに何かを入れて、出したらまた別のところに・・・」というパズル状態になり、結果的にどこに何を入れたのか分からなくなるのです。

では、何を捨てて何を残すべきでしょうか。

最初のステップは、「いつか使うつもりのモノ」と「本当に必要な物」の選別です。

次のステップは、「もらい物」と「好きな物」です。それぞれ前者は捨てて、後者だけ残します。

例えば「この筆ペンは宛名を書くときに役に立つはず」という具合なら、その筆ペンは捨ててもいいでしょう。

宛名ソフト(なければワード)でいくらでもキレイに宛名は書けます。

また、「もらい物」は、前任者が残していったものも不要なら捨ててしまいます。他には、街頭で配っているポケットティッシュなども、数が増えると邪魔なだけです。

あと、意外にバカにならないのが、コンビニ弁当についてくる箸やフォークです。これも1回ずつは大した量にはならないですが、山のようにデスクから出てくる場合があります。

このようにして、与えられたスペースの2,3割をあけておくようにしましょう。

ちなみに、この2,3割の使い道は、「一時的な置き場」です。

突発的な預かりモノや作業中の書類などはここに置いておきます。人によっては引き出し1つを丸ごと「一時的な置き場」として利用しています。

あとは配置を決めるだけです。そして置き場が決まればたとえ瞬間的に散らかってもすぐに収納しなおせます。

物を捨てる際のもう1つのコツは、「体積のあるものから順に捨てていく」ということです。

そして、普段使わない部分(一番下の引き出しなどでしょうか)から整理していき、PCの周辺など常に使うものは最後に片づけをします。

デジタル化できるものはデジタル化

デジタルの時代だからでしょうか、次第に職場の中もペーパレス化が進行しているようです。

しかし依然として、紙媒体の情報が多数ありますよね。

こうした物はスキャンPC内に保存すると、デスク周りは片付きやすくなります。

①名刺

名刺管理ソフト・アプリを使ってもいいでしょうし、社内のPCにフリーソフトを入れることが認められない場合は、取引先ごとに名刺をひとまとめにしてスキャン、PDF化して保存しておくといいでしょう。

②会議資料

1回ごとの会議の資料は少なくても、何回も繰り返すうちに膨大な量になります。

これらも紙ベースのものはデータ化してPC内に保存しておきます。もちろん、元の資料は処分です。

③年賀状

年賀状を取っておく理由は、翌年度の年賀状を書く際に住所録として利用するためです。

これもスキャンしてしまえばハガキそのものは処分できます。

④どうしても書類として残すものは

そうはいっても、どうしても書類として残す必要があるものもあります。

例えば稟議書や申請書の原本などがこれにあたります。

こうした書類は、1枚ごとに処分するか保存するかを判断する必要があるので、片づけ作業の最後に、ゆっくり落ち着いてやりましょう。

書類は立てて保管する

このときのコツは、「書類は立てて保管する」ということです。

クリアファイルではなく、見出しを書く欄がついた個別フォルダーを使いましょう。

例えば「○○店 支払通知書」のような具合でタイトルを書き、関連する書類を時系列に従って挟んでいきます。

挟むだけなので、必要な書類は探しやすくなりますし、不要になった書類を処分するのも手間がかかりません。

手順を間違えると、片づけは進まなくなる

職場においては、片づけも業務の一環ですから、いかに効率よく片づけをするかが非常に大事になります。

しかし、片づけにも順番があり、それを間違えると片付く物も片付かなくなるという事態が発生します。

①現状把握から始めよう!

段ボールや台車などを利用して、デスク周りのものを全て開いているスペースに持ち出します。そこで「自分が何をどれだけ持っているのか」を視覚的に把握します。

普段は袖机の引き出しの中で眠っている物も、出してみると意外と多かったりします。

「意外」と思っている時点で、捨てた方がいい物もたくさんあるでしょう。

場合によっては、何年も前のお菓子が出てきたなんて言う強者もいます。

②あるべき姿を考える

デスク周りの片づけをするのは、「自分の業務効率を上げるため」ですから、デスクがどのような状態になったら業務効率が上がるのかを考え、物の配置をあらかじめ決めておきます。

場合によっては、デスクトップの横に小さな棚を置こうとか、新しく何かを購入する必要があるかもしれません。

③片づけ作業開始

最初にお伝えしたとおり、収納の限界に対して2,3割の空白ができるように物を捨てていきます。

とはいえ、大事なものを捨てる必要はありません。多くの場合に悩みの種になるのが、書籍類です。

現在取り扱っている業務に必要な物もあれば、取引先からの献本もあるでしょう。

こうした「捨てるに捨てられない書籍」は、無理して捨てるのではなく、それらを保管するスペースを新たに作り出すことで解決します。

大事な本であれば、机の上ですぐに手が届く位置に置き場を用意し、きれいに並べておきましょう。

職場の状況が許すようなら、本棚を使ってもいいでしょう。

④残すべき書類の選別はギリギリまでやらないようにする

これは先ほどもお話したとおりです。

本来保管するべき書類を誤って処分してしまったら、コンプライアンス上問題が生じる場合もあります。最後に落ち着いてやりましょう。

⑤収納グッズを最後に購入する

たまに、最初に収納グッズを買ってしまう人がいますが、あまりお勧めできません。

片づけの初期段階では、「何がどれだけ残るのか」「どこに何を配置するか」が決まっていません。

最初に買ってしまって、最後に収納していたら容量不足だったとか、そもそもサイズが大きすぎて引き出しに収まりきらないとか、そんな不都合が生じかねません。

そうなると今度は、この収納グッズ自体を片づけるなんて冗談のようなことになってしまいます。

⑥番外編:作業をしながらの片づけは避ける

たかが片付けと思うかもしれませんが、集中的にやらないと作業が全く進みません。

人間の脳は1つの作業を集中的にこなすことが得意で、複数の作業を往復する(スイッチング)のは苦手なのです。

仕事をしながら、または電話で話しながらやっていると、作業がはかどらないどころか、片づけている途中なのに新しい書類を引っ張り出してくるなどという、何がしたいのかよくわからない事態になってしまいます。

片づけは集中して一気にやります。

理想は休日出勤など、取引先が休みのタイミングを狙うといいのではないでしょうか。

物に感情を乗せない

片づけのときに大きな障害になるのが、感情です。

「大切な人からもらったもの」とか「前任者の気遣いだろう」という類の感情は、片づけを邪魔し、現在そのデスクを使っている人の業務効率を悪化させます。

いくらもらい物でも、そして前任者の気遣いでも、今そのデスクを使っている人の事情が優先ですから、いらないものは処分してしまいます。

もし、どうしても捨てにくいのであれば、自宅に持ち帰るなどした方がいいでしょう。

もっとも、もらってから時間がたっていれば、くれた人だって忘れているかもしれませんから、あまり気にする必要はないのでしょう。