事務職は人気の職業となっており、有効求人倍率が約0.3倍と10人の就職希望者に対して3社の募集しかないという厳しい競争率となっています。

そんな人気の事務職ですが、どんな人が向いているのかについて調べてみました。

パソコンにおける処理能力に優れている人

 

事務職ではパソコンが仕事ツールの中心となりメインとなります。

パソコンでの業務がメインとなるのでタイピングを始めとし、文書作成や表作成が出来るくらいの能力が必要となります。

事務職で大切なことは決められた期間内にデータ入力をしたり、書類を作成したりすることです。

ただ、パソコンが出来るだけでなく決められた時間内に相手に求められるような業務を行うことが本当に処理能力が高いと言うことになります。

納期や締め切りが多いのも事務職の特徴で、これを何日までやってと頼まれることが多く、しかも頼まれることが1つだけでなく複数の案件の処理をお願いされることも多々あります。

パソコンを使って同時進行に複数の業務を行っていく必要があるので、1つの業務だけでなく、いつくかの業務をパソコン処理出来ること、それらの締め切りを守ってこなせる能力が事務職には必要なスキルとなります。

処理能力が高さが事務に求められるのは、事務職では締切や納期を守らなくてはいけないことが多く、それを守らないと会社の信用問題に関わる大きな問題につながってしまうからです。
事務職での仕事は1つではなく、幅広い業務を行うことになるので、業務を処理出来るスキルと同時に締め切りをきちんと守れる人かどうかも事務職に向いている人かどうかを判断するポイントになります。

臨機応変に対応できる能力がある人

 

事務職は裏方に回りサポートする役割なので、見えないところで人を支える縁の下の力持ち的な存在となります。
見えないところで人を支えることに喜びを感じたり、どのようにしたら業務がやりやすなるかを考えることが好きな方は事務職の適性を持っていると言えます。

困っている人のサポートやフォロー、業務が進みやすいように工夫したり、常に様子を見て行動出来る人は事務職に向いていると言えます。
普段の業務でこういう風にやったら良いのではと早く進められるように提案できると職場の仲間からの高評価にもつながります。

表に出ることは無いので気楽なイメージもある事務職ですが、表に出ることが無いからといって楽な仕事ではありません。

サポートやフォローをしていく中でこの場合はこう処理をするとかこのように対応するということを瞬時に頭の中で切り替えていく臨機応変に対応出来る能力も求められます。

常に職場の様子を見て行動しつつ、状況に応じた行動出来る人は事務職に向いている人と言えます。
事務職では同じ業務を繰り返し行うこともありますが、その場の状況に応じて予想していない業務を任されたり、この時はどのようにすれば良いのかを提案する臨機応変に対応する機会も多いです。

困っている人のフォローやサポート出来る事務職の人というのは、予想外のことに対して臨機応変に対応できる力も求められます。
困っている人に対して手を差し伸べて的確にその場でアドバイス出来ることは仲間内で信用できる人や気が利く人という高評価につながり、職場内で必要不可欠な存在となります。

困っている人に対して手を差し伸べることが好きな人やどんな状況においても対応できるタフな人が縁の下の力持ちという役割を持ち、かつ臨機応変に対応できることが求められる事務職に向いている人と言えます。

コツコツと丁寧に集中して業務を進めることが出来る人

 

事務職の仕事はコツコツしたことが多いです。
データ入力、資料作成、メール作成といった限られた時間や納期を守るために集中して業務を行う必要があります。

事務職はデスクワークで座っていれば良いというイメージも強いですが、会社の重要な情報や個人情報を扱っているケースもあります。
そうした重要な情報を取り扱っているということは気を引き締めて業務を行う必要があります。
自分のミスが会社の信用問題に関わる可能性もあり、コツコツと集中して業務を行うことが苦にならない方は事務職に向いていると言えます。

事務職は人と話す機会もありますが、与えられた業務を締め切りまでしっかりと遂行しなければなりません。
事務職で取り扱う書類やデータは会社にとって重要なものなので責任を持って仕事に向き合うことも重要です。

同じような作業をが続く場合でも集中力を保ち、物事を進められる人は事務職に向いています。
集中力を長時間保ち、コツコツとした業務に対して苦にならない人は事務職において必要な人であると言えます。

同じことの繰り返し、というとネガティブなイメージに聞こえるかもしれませんが、当たり前のことを当たり前にやるという事は、意外と簡単ではありません。ルーティーンの仕事だからこそ気が緩んでうっかり忘れてしまったり、慣れるにつれ手を抜いてしまうというのは人間によくある心理でしょう。

しかし、毎月振り込まれる給与一つとっても、「当たり前に毎月振り込まれる、金額に間違いがない」ということがどれだけ重要か分かると思います。またコピー用紙や、コピー機のトナーの発注が遅れただけでも、書類の印刷ができなくなって仕事が遅れ、結果として取引先に迷惑をかける可能性もあるでしょう。

当たり前に、決まった業務を間違いなくこなし続けるというのは、組織の中ではとても重要な仕事の一つです。

 

細かい作業が得意な人

事務の仕事といえば、細かい作業がつきものです。書類の作成やハンコの押し方ひとつとっても、綺麗に仕上げられるに越したことはありません。

例えば営業の方に頼まれて契約書や見積書を送ることになったとします。契約書や見積書が問題なく作られていたとしても、郵便物の切手が曲がっていたり、送り状に誤字・脱字が多かったり、印刷が歪んでいれば、それがその会社の印象ということになってしまいますよね。

また、提出するための書類を書いていて、記入ミスをしたので書き直そうと思ったら、その用紙は一枚しかなかった・・・というのもよくある話です。内容によっては、個人ではなく社長の訂正印が必要な書類もありますので、そういったミスは極力避けるに越したことはありません。書類を扱うことが多い関係上、ミスは社内の上役の方の手を煩わせたり、取引先の印象を悪くするだけでなく、数字にミスがあれば会社に損害を与えることにも繋がります。手先が不器用な人よりは、細かい作業が得意な人、器用な人の方が、こと事務の仕事においてはスムーズに処理できるものが多いです。

さらに、細かい部分に敏感な人は、自分のミスを防ぐだけでなく、他の人のミスに気付いてフォローをする事もできます。特に管理職ともなると書類をチェックする機会が増えるため、そういった能力がことさら必要になってきます。

やはり事務の仕事に関しては、もともと几帳面で細かい作業が得意だったり、細かい部分によく目が行く人の方が問題なくこなすことができるでしょう。

人の役に立つ事が好きな人

営業にとってのお客様が取引先であるならば、事務にとってのお客様は自社の社員であると言えます。社員に気持ちよく働いてもらうため、また会社を健全に運営していく為には、事務のサポートは不可欠です。

決まった定型業務をこなす中では、なかなか誰かから特別感謝されたり、役に立つというイメージは湧かないかもしれません。しかし、「人の役に立ちたい」という視点があるとないとでは仕事の質が大きく変わってきます。

事務作業は決まった仕事、サポート的な仕事が大半ではありますが、例えば毎回一から作っていたものをフォーマット化したり、使いにくいフォーマットがあれば使いやすいように修正する、散らかっていて資料が探しづらい状態なら整理整頓をする、必要になりそうなものがあれば頼まれる前に早めに準備をしておく、担当者ごとにバラバラに管理していたものをまとめてデータ化して共有し、すぐに使えるようにする・・・など、少しの工夫次第で社員の負担を減らしたり、業務の効率を上げるといった事はいくらでもできます。これは事務という仕事の大きな強みであるといえます。

このように、少しの気づきや工夫という視点を持つことで、単純作業の繰り返しで終わるというだけでなく、「会社に貢献している」「自分の働きが社員の仕事の精度を上げたり、モチベーション向上につながっている」というやりがいを感じて仕事に取り組む事ができます。

周りをよく見て社員のニーズを見極め、新しい取り組みにもチャレンジする姿勢があれば、事務の仕事は定型的な業務を担って会社の仕組みを支えるというだけでなく、能動的に組織や人をサポートしていくという、やりがいある仕事にすることもできるでしょう。