転職活動中は何かとイレギュラーなケースに遭遇することがありますが。
その中で面接を電話で辞退しなければならないケースもあります。
面接辞退は直接言いづらいので電話連絡しづらいと悩む方もいますが、採用者は自分のために面接のスケジュールを調整したりして時間を割いてくれています。
そういった苦労や対応に対して感謝や謝罪を直接伝えることが印象も良いので、面接辞退の連絡は電話で行うのが基本です。

電話で面接辞退連絡を入れるタイミング

面接の辞退を決めたタイミングで早急に連絡を入れることです。
辞退を決めたタイミングで電話連絡をすることで他の人にとってチャンスにつながることもあります。

また、面接の担当者は日程を調節したり、履歴書や職務経歴書などの応募書類を読み込んだり事前準備をしています。
面接の辞退を決めたタイミングで電話をかけることは、担当者の負担を軽減することになります。

電話をかける時間帯は営業時間内にかけるのがマナーです。
営業時間は会社によって異なるのでホームページや求人情報で確認します。
営業時間内であっても始業開始直後、終業直前は業務が忙しくなるので、お昼の時間帯は外出して不在になっていることが多いため連絡を避けます。

面接辞退の電話連絡は早いタイミングで行いますが、もし外出先でかける場合は騒音や電波に影響の無い静かな場所でかけるようにします。
電波が悪かったり、周囲に音が飛び交っているような場所でかけると相手に声が届かなかったり、聞き取りづらい、聞き漏れなどが発生しやすく迷惑がかかります。

電話口でどのように面接辞退を伝えるのが良いか

電話口で面接辞退を伝える流れとして、まず自分の名前と「面接についてお伺いしたいことがある」など簡単に用件を述べ、担当者に繋いでもらいます。

担当者に繋がったら、もう一度自分の名前を述べて「今お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認、そしてすぐに本題に入ります。
「何月何日の何時に面接にお伺いすることになっていましたが、面接を辞退すること」を伝え「お忙しい中貴重な時間を割いて頂いたのにも関わらず、このようなお返事となってしまい申し訳ございませんでした」とお詫びをします。

この時に面接辞退の理由を具体的に話す必要はなく「一身上の都合で辞退させて頂きたい」「諸事情で辞退させて頂きたい」と伝えます。
このたびは大変申し訳ございませんでしたとお詫びをして静かに電話を切り、最後まで丁寧な対応を心がけます。

電話口で担当者が出たら、速やかに面接を辞退したいと本題に入り、詳細な理由は述べず「諸事情」や「一身上の都合」といった本当の理由はぼかして、面接辞退したいとはっきりと伝えることがスムーズに面接辞退出来るポイントです。

面接辞退の理由を聞かれた場合

面接辞退の連絡を貰うのは企業にとって決して珍しいことではないので、面接辞退をする旨を伝えたら「そうですか、了解しました」と淡々と対応してくれるところが殆どです。

ところが、電話で面接辞退を伝えた際に「辞退の理由を教えてもらえますか」と聞かれることが稀にあります。
もし聞かれた場合こちらから本当の理由や詳しいことを話す必要はありません。
イメージしていたのと違う、もともとこちらは第二希望で第一志望の会社の選考とかぶってしまった、第一志望の会社の採用が決まったなど色々な理由で辞退をすることになりますが、本当の理由を詳細に伝えることで企業への批判や中傷にもつながってしまい、不快な思いをさせてしまいます。

また、御社で働く自信が無くなった、レベルについていけるか心配になったという理由を正直に伝えてしまうのは迷っていると判断され、説得される可能性もあります。
辞退をすると決めたら、迷いは無しにして「申し訳ありませんが、今回の面接は辞退させていただきます」とはっきり伝えることが電話口において面接辞退を伝えるマナーと言えます。

「一身上の都合により辞退させて頂きます」や「諸事情より辞退されて頂きます」と詳しい理由は述べずに「このような結果となり申し訳ございません」と丁重に謝罪をします。

どうしても具体的な理由が欲しいと言われたら「他の会社に採用が決まったから」と答えるのが良いです。
転職活動では1つの会社だけでなく、複数の会社を応募しながら動くことが多いので、状況によっては複数の会社から内定を貰うこともあり、転職者から面接辞退を申し出ることはあり得ると企業側も理解してくれるところが殆どなので、具体的な理由を教えてと言われた際に他が決まったと言えば納得してもらいやすいです。

まとめ

転職中はイレギュラーな事情が発生し、面接を辞退しなければならないケースも出てきます。
面接の時間を作ってくれたことに対してのお礼を謝罪を直接伝えるのが面接辞退のマナーとなります。

面接辞退を決めたら時間を割いて準備してくれている相手のことも考え、すぐに電話連絡し、一身上の都合と言うように本当の理由を濁して「申し訳ございませんが面接を辞退したい」という旨をシンプルに伝え、丁寧で落ち着いた対応を心掛けます。