早く帰宅しているメンバーを把握する

遅くまで残業している人もいますが、反対に定時で切り上げて早く帰っている人も同じ職場内なのにいることがあります。

この人たちの差は何なのでしょう。

まず遅くまで残業する人は仕事量が多すぎる、仕事を処理するスピードが遅いなどといった原因が考えられますし、また早く帰っている人の中には必要以上に他人に仕事を押し付けるようなひどい人もいるかもしれませんが、それよりも早く帰れるようにスケジュール管理を上手に行っている可能性が高いです。

仕事をお願いするのならそのような「仕事の早い人」が狙い目です。

普段からどの人が何時に出社して何時に会社をでているのか数日間でもよいのでまずはリサーチすることをお勧めします。

その後、早く帰っている人かつその中で自分と普段何らかの関わりがあって、話しかけやすい人に朝やお昼前の時点で自分の手に余りそうな仕事を手伝ってくれるようお願いするとよいと思います。

あまりにも遅いと「早く帰りたいから無理」と断られてしまう可能性があるでしょう。

また定時ぴったりに帰る人の中には、子供の送迎などプライベートがかなり忙しい人も含まれます。

そのような人には仕事をお願いできませんよね。個人的な見解にはなりますが、定時から1時間以内にタイムカードを切れる3~5年目くらいの社員が一番仕事をお願いしやすいと思われます。

ほかにも仕事が早い人を見つけたら、普段からどうして早く仕事を終えるためにどのようなことを工夫しているのかといったコツを聞いてみてもいい勉強になるのではないでしょうか。

自分の仕事内容、ひとつずつの所要時間を割り出す

仕事が大変で全然終わらない、定時に帰りたいのに終電にも間に合わないといった会社員の嘆きはドラマだけでなくSNSなどでもよく聞かれますよね。

ところで一口に仕事といってどんな仕事があるのでしょうか。

スケジュール調整、電話対応、外回り、会議、書類作成…。専門職の人でも、例えば看護師を一例に考えると、ドラマなどでは患者さんに注射をしたり医師のそばで笑顔で診療補助をしていたりする場面がありますが、実際は患者さんの身の回りのお世話や点滴管理などだけではなく、主治医や他のスタッフとのやりとり、看護記録記載などその職務内容は多岐にわたります。

同じ看護師でも病院にいる看護師と訪問看護ステーションにいる看護師では業務内容も異なってきます。

訪問看護ステーションの場合は患者さんのご自宅を訪問して看護業務を行うわけですから車などでの移動も考えなければいけませんよね。

あなたは普段抱えているひとつひとつの業務にかかる時間を、果たしてどれだけ把握できているでしょうか?

どんな職業、職場に勤めていようと、自分の業務内容と一つの業務に要する時間を把握することは重要です。

仕事とは直接関係はありませんが、家計だってただ漠然とお金が多いか少ないかではなく、家賃、光熱費、交際費などある程度は自分で把握しているはずです。

ただ漠然と「仕事が多いから人にたのまないといけない」と焦る前に、まず自分で抱えている仕事の内訳を、お財布の中身を確認するのと同じでしっかり把握することが必要です。

頭の中だけで把握しようとしても曖昧になってしまうことがあるので、一度休日を使ってエクセルや紙に書きだすなどしてみるすっきりさせることができます。

視覚的にもよくわかるので、次の段でお話しするような自分がすべき仕事、人にお願いしてもよい仕事の分類ができるようになってきます。

勤務中にこれをしょうとすると忙しすぎるので、休日に時間をとって取り組みことをお勧めします。

「わざわざ休日をつかってやらないといけないのか、面倒くさいなあ」とおもうかもしれませんが、1週間後、1か月後仕事でキャパオーバーして倒れてしまうのを防ぐため、いわば「ちょっと未来の自分を助けるため」には必要な時間の投資と捉えてみてはいかがでしょうか。

自分にしかできない仕事なのか、他の人にまかせてよいしごとなのか仕事内容をわける

例えば自分が担当しているクライアントとの商談は自分しかできないかもしれませんが、書類のコピーは他に手の空いている人に頼んでもよさそうですよね。

専門的なことを他のひとにお願いするのはお門違いというかトラブルのもとにもなりえますが、さきほどの書類のコピーといったいわば新人社員でもできるような「誰でもできる仕事」はわざわざ自分が一から十まで行う必要はないはずです。

私は社会人3年目くらいまではそれらをすべて自分で行っていたため仕事が全然片付かず、結局一時期体調を崩してしまう事態になっていましました。

この反省を活かして、いまでは主に後輩の社員になるべく簡単そうな仕事はお願いするようにしています。

私の経験上では、自分の仕事内容を把握したうえで他の人に「今このこれだけの業務量を抱えていてとても自分の手には負えないので、お手数おかけしますがこの業務をここまでお願いします」と理由と合わせてお願いすると相手が受け入れてくれる可能性が高くなります。

相手に仕事をお願いするときには具体的に指示をだすことがポイントになります。

「この案件を自分の代わりに進めてほしい」だけでは、自分の思うとおりに動いてくれない可能性が高いです。

例えば「この案件について何時までに先方にこの内容についてアポイントをとってほしい」というように詳細、期限、どの段階まで進めてほしいか明確に指示を出すことも大切です。

特に期限を設けていないとあ今日中に進めたい業務なのに夕方進捗状況を確認したら相手はまだ何も手を付けていなかった…なんていうことがままあるからです。

相手にお願いするという点で指示出し自体が面倒くさかったり、あるいは「頼んでいるのに細かく指示を出したらうるさいと思われるだろうか」と遠慮してしまうこともあるかもしれませんが、後々業務を順調に進めていくうえでも、「明確に業務内容の指示出し」をすることは欠かせないポイントです。

普段から職場の雰囲気づくりに気を付ける

 

たとえ仕事ができない人でも、普段からよく話していたり、挨拶をする間柄など職場内で良好な人間関係が築けていれば、よほど社員全員がキャパオーバーしていない職場であれば、もし自分が困ったときに「しょうがないなあ」と助け船を出してくれる人がきっといるはずです。

反対に普段全然やりとりがない人からいきなり仕事を頼まれてもやる気がでないし断りたくなりますよね。

また職場内であまりにも影が薄いと誰もあなたの大変さに気が付いてくれない可能性だって考えられます。

「困ったときにお互い助け合える信頼関係の構築」と「困ったときに気付いてもらえる存在感」は働く上で結構大切です。

昨今は少なくなってきた印象もありますがやはり「飲みにケーション」といって飲み会などで雑談をして仲良くなることは職場での人間関係構築のためにはある程度大切になってくると思います。

しかし飲み会が苦手で積極的にコミュニケーションをとることが苦手な人でも、普段から明るく挨拶をする、何かしてもらったら「ありがとうございます」と相手に感謝をしっかり伝えるなど、小さなことを積み重ねていくことで「あの人今大変そうだけど手伝ってあげようかな」とか「大丈夫かな」といったように周りの人に気にかけてもらえるようにすることができます。